Au fil des ans, nous avons pu aider de nombreux entrepreneurs du Benelux. Nous résumons pour vous les questions les plus fréquemment posées.
Tout d'abord, vous devez être en mesure de présenter un diplôme en gestion d'entreprise ou équivalent.Selon la forme juridique, vous devez soit vous inscrire auprès de la BCE (Banque-Carrefour des Entreprises), soit créer la société par acte notarié.
Un compte bancaire est nécessaire auprès d'une banque établie en Belgique. Les formes juridiques les plus courantes en Belgique sont la société anonyme (NV), la société à responsabilité limitée (BVBA) et la société coopérative à responsabilité limitée (CVBA).
Il faut tenir compte des frais d'acte (notaire) -qui dépendent du capital apporté-, des frais d'enregistrement de l'acte de constitution, des frais d'activation du n° de TVA pour un total de +/- 2000 €. (Ce montant peut évoluer annuellement)
Si, en tant que ZZP'er, vous souhaitez effectuer des missions temporaires en Belgique ou si vous détachez un employé pour travailler en Belgique, vous ou votre employé ne serez plus automatiquement assuré aux assurances sociales néerlandaises. Si vous détachez vous-même ou votre employé, vous restez assuré aux Pays-Bas.
Pour cela, il vous faut une "déclaration de la législation applicable en matière d'assurance sociale", plus connue sous le nom de déclaration A1. Avec cette déclaration, vous pouvez prouver en Belgique que vous ne devez pas y payer de cotisations.
En plus de la déclaration A1, que vous êtes obligé d'avoir, vous devez faire une notification Limosa. Il s'agit de l'obligation pour vous, en tant qu'employeur ou indépendant étranger, de déclarer à l'avance les activités si vous avez du personnel travaillant temporairement en Belgique ou si vous allez vous-même y travailler temporairement dans le cadre d'un détachement. Veuillez noter que si vous ne le signalez pas, vous risquez une amende ou une condamnation. Vous pouvez faire cette déclaration via le site web de Limosa ou via le formulaire disponible auprès du Limosa Contact Centre. Pour les missions liées au secteur de la construction, il existe d'autres formalités à respecter.
Si vous détachez des salariés en Belgique, ils restent soumis à la législation néerlandaise en matière de sécurité sociale. Néanmoins, la réglementation belge du travail (dans la mesure où elle est sanctionnée pénalement) s'applique à partir du moment où une prestation de travail est fournie sur le territoire belge, même si cette prestation est de courte durée. Vous devez donc toujours respecter les règles relatives aux salaires minimums, aux congés payés minimums et aux conditions de santé, de sécurité et d'hygiène au travail, entre autres.
Vous êtes obligé de payer la TVA en Belgique si vous :
- Exercer une activité économique ;
- Exercer cette activité de manière régulière et indépendante ;
- Livrer des biens ou exécuter des services définis dans le code de la TVA.
Vous pouvez appliquer la règle du numéro de TVA autoliquidée ou vous devez demander un numéro de TVA si vous êtes donc obligé de payer la TVA en Belgique. Vous pouvez demander un numéro de TVA auprès du Bureau central des assujettis étrangers à la TVA (CKBB).
Si vous allez travailler temporairement en Belgique, vous devez prendre un certain nombre de dispositions :
- Tout d'abord, vous devez vous signaler au gouvernement par une notification Limosa. Cela vous dispensera d'un certain nombre d'autres documents sociaux. Vous devez effectuer cette notification avant de commencer à travailler sur le territoire belge. Dans un certain nombre de cas, la déclaration Limosa n'est pas obligatoire, par exemple pour les travailleurs indépendants et les travailleurs du secteur du transport international, pour autant que la collecte et la livraison des personnes ou des marchandises n'aient pas lieu dans le même pays. Ou, par exemple, pour des travaux de réparation ou d'entretien urgents, si le technicien néerlandais ne reste pas en Belgique plus de 5 jours par mois.
- Vous devez également demander un formulaire A1 à la Banque des assurances sociales pour prouver que vous êtes assuré social aux Pays-Bas et que vous ne devez pas payer de primes en Belgique.
- Demandez également à votre assureur maladie la carte européenne d'assurance maladie, connue sous le nom de CEAM. Avec cette carte, vous serez remboursé de vos frais médicaux en Belgique.
- Si vous séjournez en Belgique plus de 183 jours par an pour y travailler, vous devez payer des impôts en Belgique dès le premier jour où vous y travaillez.
- Si vous travaillez dans le secteur de la construction et que vous commencez à travailler en Belgique, vous devez vous inscrire auprès du PDOK (Service Patronal d'Organisation et de Contrôle des Régimes de Sécurité d'Existence).
- Respecter et appliquer la CCT du secteur belge dans lequel vous opérez.
Les entreprises étrangères (néerlandaises ou belges) doivent tenir compte d'un certain nombre d'aspects relatifs au droit du travail, à la loi sur l'établissement et à la réglementation fiscale lorsqu'elles effectuent des travaux au Luxembourg :
- Les entreprises ayant des activités occasionnelles au Luxembourg doivent demander l'enregistrement à la TVA. Le numéro de TVA est délivré quelques jours après la réception de la demande. La demande doit être faite auprès de l'Administration de l'Enregistrement et des Domaines.
- En tant qu'entreprise de l'UE, vous pouvez effectuer des travaux de manière occasionnelle au Luxembourg. Pour cela, votre entreprise est soumise à une obligation de notification de travaux et les autorités peuvent demander des preuves de l'existence de l'entreprise, de la nationalité du notifiant, de la "non-existence" d'une interdiction d'exercer des activités. La notification (déclaration préalable) peut être faite sur un simple papier à en-tête avec des titres d'entreprise et doit être envoyée au Ministère des Classes Moyennes et du Tourisme :
Ministère des Classes Moyennes et du Tourisme
Département des autorisations
B.P. 535
L-2937 Luxembourg
- Il est obligatoire de déclarer le détachement de personnel (communication de détachement de salariés - CDS) à l'ITIM (Inspection du Travail et des Mines)
Vous pouvez commander au NKVK un document récapitulatif des démarches à effectuer, au plus tard le jour même, les documents nécessaires à remplir, projet de lettre en langue française (avec traduction néerlandaise) à envoyer au Ministère des Classes Moyennes et du Tourisme ou Devenez membre du NKVK, profitez de nos connaissances et de nos activités et recevez le document gratuitement.
En termes de culture, la Belgique et les Pays-Bas sont incroyablement différents, et dans presque tous les cas, les différences sont largement sous-estimées. La langue française crée une différence dans les transactions, mais le flamand diffère également du néerlandais, ce qui peut entraîner des malentendus graves et menaçants dans les affaires.
Outre la langue, il existe une multitude de questions spécifiques à la culture à traiter, dont il faut tenir compte pour réussir à faire des affaires en Belgique.
La chose la plus importante à comprendre lorsqu'on fait des affaires dans un autre pays, mais qui, de l'avis général, est beaucoup plus pertinente pour la Belgique, est que faire des affaires n'est pas difficile, mais différent.
Plongez dans la culture belge comme vous le feriez pour un pays beaucoup plus éloigné des Pays-Bas. Des recherches scientifiques montrent que la Belgique est plus éloignée des Pays-Bas en termes de culture que de nombreux pays qui sont physiquement plus éloignés.
La Chambre de commerce néerlandaise pour la Belgique et le Luxembourg organise et informe de nombreuses activités dans ce domaine, notamment des ateliers sur les différences culturelles.
Vous souhaitez obtenir plus d'informations sur les aspects culturels à prendre en compte pour réussir vos affaires en Belgique ? Le NKVK organise régulièrement des séminaires sur les différences culturelles dans le monde des affaires. Consultez notre agenda et inscrivez-vous à cet événement !
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