Couverture obligatoire par l'employeur

Avec le recours croissant au télétravail, certains coûts qui étaient auparavant à la charge des employeurs (tels que la fourniture d'outils, d'équipements et d'espaces de travail) sont désormais supportés par les employés eux-mêmes.

En principe, l'employeur doit fournir ou rembourser au salarié le matériel nécessaire à l'exercice de ses fonctions, l'installer et l'entretenir. Ainsi, l'employeur est le seul à devoir supporter les coûts des connexions et des communications liées au télétravail. Il en va de même pour les coûts d'installation des programmes informatiques, leur exploitation et l'entretien des équipements de télécommunications, ainsi que pour leurs coûts d'amortissement.

Ces coûts doivent en principe être estimés avant le début du télétravail. La rémunération est proportionnelle aux services fournis dans le cadre du télétravail ou selon un barème à déterminer avec le télétravailleur.

Frais ponctuels pour l'équipement nécessaire

Outre le coût de la connexion et de la communication Internet, l'employeur peut contribuer financièrement si l'employé utilise son propre équipement à des fins professionnelles.

Par exemple, l'utilisation par l'employé d'un PC, d'un ordinateur portable et de périphériques personnels peut être remboursée par l'employeur à la fois sur une base forfaitaire et sur une base réelle.

Les autorités fiscales ont confirmé qu'il est également possible de rembourser certaines dépenses engagées par le salarié pour l'achat de mobilier ou d'équipements de bureau pour lesquels une allocation forfaitaire n'est pas prévue. Il peut s'agir d'une chaise de bureau, d'un bureau, d'une armoire de bureau, d'un deuxième écran, d'une imprimante, d'un scanner ou d'une lampe de bureau. Bien entendu, ces objets doivent être nécessaires pour permettre au salarié d'exercer normalement son activité professionnelle à domicile. Le même équipement doit également être à la disposition de l'employé sur le lieu de travail dans des circonstances normales. L'employé présentera alors une preuve d'achat, telle qu'une facture, pour avoir droit à un remboursement de la valeur réelle des biens par l'employeur.

Si aucune somme forfaitaire n'est prévue, l'administration ne précise pas dans ses circulaires ce qu'il faut entendre par " valeur réelle " du matériel acheté par le salarié. Elle précise que les dépenses doivent être raisonnables au regard des besoins professionnels du salarié. En principe, l'allocation de frais ne sera pas considérée comme une rémunération imposable tant qu'elle n'entraîne pas un enrichissement du salarié et qu'elle remplit les autres conditions :

  • Le matériel ne peut être remboursé à l'employé que si les dépenses sont justifiées par des documents authentiques (par exemple, une facture) ;
  • La durée de vie normale du mobilier doit être prise en compte pour éviter tout abus de la mesure. Si le salarié présente une facture de 500 € pour l'achat d'un fauteuil de bureau ergonomique, l'employeur peut choisir de rembourser ce montant en une seule fois (ce remboursement s'applique pendant 10 ans, compte tenu de l'amortissement) ou de le rembourser en plusieurs fois sur plusieurs années. Si le salarié quitte l'entreprise avant l'expiration de la période normale d'utilisation de l'investissement, il doit rembourser le "trop-perçu", sinon ce montant sera imposé comme un avantage en nature au salarié ;
  • L'investissement doit être nécessaire pour exercer normalement l'activité professionnelle au domicile du salarié ;
  • Les remboursements ponctuels doivent être raisonnables (tous les 10 ans pour une chaise, une table ou une armoire de bureau).

Le remboursement par l'employeur se fait généralement contre la présentation d'une pièce justificative, telle qu'une facture. Le montant du remboursement doit être indiqué sur la feuille n° 281.10.

Achat de biens par l'intermédiaire de l'employeur

Ainsi, l'administration prévoit la situation où la dépense de l'employé intervient avant tout remboursement de frais par l'employeur. La circulaire fiscale ne couvre pas la situation où le salarié acquiert le matériel par l'intermédiaire de son employeur. Si le salarié bénéficie d'un avantage par rapport au prix du marché, par exemple pour l'achat de meubles, il convient de vérifier que cet avantage ne constitue pas une rémunération du salarié, imposable comme un avantage en nature.

Selon les directives de l'administration, dans le cas de produits fabriqués par l'employeur, la réduction qu'il accorde à ses employés par rapport au prix normal ne constitue pas une rémunération si elle ne dépasse pas 30 % du prix du marché. Le prix payé par le salarié après déduction de la remise ne doit pas non plus être inférieur au prix de revient du produit. Si l'employeur ne propose pas ces produits directement aux consommateurs privés, le prix normal est le prix qu'un consommateur privé ayant un profil similaire à celui du salarié paierait au détail.

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