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Les vacances d'été approchent et, par conséquent, le recrutement des étudiants redevient d'actualité. Nous profitons de cette occasion pour rappeler les règles qui régissent l'emploi des étudiants. Nous examinons les formalités particulières à respecter lors du recrutement d'un étudiant.
Depuis le 1er janvier 2017, chaque étudiant dispose d'un quota de 475 heures de travail par année civile. Pendant ces 475 heures, aucune cotisation ordinaire de sécurité sociale n'est déduite du salaire pour leurs services, mais seulement une cotisation de solidarité. Le 1er janvier de chaque année, l'étudiant reçoit un nouveau contingent complet de 475 heures de travail.
Ce quota est maintenu par le biais d'un compteur qui est rempli sur la base des déclarations DIMONA "STU" spécifiques que chaque employeur qui engage un étudiant doit faire (voir ci-dessous) et sur la base des déclarations trimestrielles d'emploi (DmfA) soumises à l'ONSS. En particulier, les déclarations Dimona devront indiquer le nombre d'heures d'emploi par trimestreprévu dans le contrat d'étudiant. Chaque fois qu'une déclaration DIMONA est déposée, les heures travaillées seront déduites du quota de 475 heures.
Ce compteur pour le quota de 475 heures, auquel les étudiants peuvent accéder en ligne via l'application "student@work", est disponible sur le site web.
En pratique, les étudiants peuvent s'y connecter en utilisant leur carte d'identité électronique ou un jeton de citoyen. Grâce à l'application, il peut consulter les heures restantes du quota de 475 heures, visualiser les périodes travaillées prévues dans la convention d'études conclue avec un ou plusieurs employeurs et vérifier le solde des heures de travail.
L'employeur peut également être informé du nombre d'heures encore disponibles dans le contingent de 475 heures. En effet, par le biais de cette application, l'étudiant peut demander à un employeur potentiel un certificat indiquant le nombre d'heures restant dans son quota de 475 heures à une date précise. Cette attestation comprend également un code (valable 3 mois) que l'employeur peut utiliser pour se connecter au compteur de l'étudiant afin de connaître le nombre d'heures restantes au moment de la consultation.
Nous conseillons vivement à l'employeur de demander ce certificat à l'étudiant avant la conclusion d'un contrat. De cette façon, il sera parfaitement au courant de l'état du recrutement.
Important !
1. Les heures travaillées en tant qu'étudiants (sous Dimona "STU") dans les secteurs de la santé et de l'éducation au cours des T1 et T2 2022 (du 1er janvier au 30 juin 2022) seront neutralisées. En d'autres termes, ces heures ne seront pas déduites du quota de 475 heures. Dans tous les autres secteurs (c'est-à-dire les secteurs autres que la santé et l'éducation), les heures travaillées par les étudiants au 1er trimestre 2022 seront neutralisées avec un maximum de 45 heures.
Plus d'informations. Covid-19 : emploi étudiant neutralisé au T1 2022 et Covid-19 : emploi étudiant illimité également au T2 2022 pour le secteur de la santé et de l'éducation.
2. L'employeur qui veut déclarer une personne à l'ONSS avec application de la cotisation de solidarité doit s'assurer que cette personne est bien un étudiant. Il peut le faire par tous les moyens, mais une simple déclaration sur l'honneur de l'étudiant ou la présentation (d'une copie) d'une carte d'étudiant ne sera pas acceptée comme preuve suffisante par l'ONSS. Toutefois, une (copie d'un) certificat d'inscription dans une école (secondaire) ou une université pour l'année scolaire ou académique en cours suffira. L'employeur n'est pas tenu de communiquer spontanément ces données à l'ONSS, mais en cas de discussion, il doit pouvoir prouver qu'il s'agit bien d'un étudiant.
Plus d'informations ? Contribution de solidarité : le statut d'étudiant doit être prouvé !
En principe, un contrat de travail étudiant doit être établi lors de l'embauche du jeune. Cet accord doit être établi par écrit pour chaque élève individuellement. Cela doit être fait au plus tard lorsque l'étudiant commence à travailler.
Le contrat de travail étudiant est un contrat à durée déterminée. L'accord peut être conclu pour une durée maximale de 12 mois.
Le contrat de travail de l'étudiant doit contenir un certain nombre de mentions obligatoires et doit être établi en deux exemplaires (1 exemplaire pour l'étudiant, 1 pour l'employeur).
Attention !
Comme tout autre employé régulier, l'étudiant doit recevoir une copie du règlement du travail en vigueur dans l'entreprise. Lors de sa remise, l'employeur doit disposer d'un avis de réception signé par l'étudiant.
Après la conclusion du contrat de travail de l'étudiant et au plus tard au moment où ce jeune commence à effectuer un travail, l'employeur doit faire une déclaration immédiate d'embauche (DIMONA). Outre les informations ordinaires (date d'embauche, diverses informations concernant le numéro d'inscription de l'employeur à l'ONSS, le numéro d'identification de sécurité sociale (INSZ) du salarié, le numéro de la carte d'identité sociale (SIS) et le numéro de la commission paritaire dont relève le salarié), le DIMONA doit également comporter les informations suivantes :
Tous les étudiants qui travaillent, y compris les étudiants dont l'activité ne doit pas être déclarée à l'ONSS et leurs employeurs, sont couverts par la législation sur les accidents du travail.
L'employeur qui emploie des étudiants doit donc souscrire pour eux une assurance "accidents du travail" pendant toute la durée du contrat de travail.
Certains étudiants, avant d'être recrutés, doivent faire un bilan de santé avec le conseiller en prévention-médecin du travail. Ce sont les étudiants qui :
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