Nous savons désormais que la crise de Corona va modifier de manière significative le mode de fonctionnement des organisations. Beaucoup considèrent aujourd'hui le télétravail comme notre nouvelle façon de travailler. Tsedal Neeley, professeur à la Harvard Business School, a passé plusieurs années à étudier le travail à distance. A partir de là, nous identifions sept conditions de réussite pour les équipes dont les membres se rencontrent rarement.

1. Disposer d'une bonne infrastructure technique. C'est, sans alternative, le seul point de départ. La bonne nouvelle est que l'accès aux technologies de communication est devenu beaucoup plus facile au cours des dix dernières années. Des applications comme Slack ou Teams répondent rapidement aux besoins de base. Mais bien sûr, n'hésitez pas à partager votre point de vue sur d'autres outils qui seraient disponibles en Belgique.

2. Fournissez quelques rituels personnels et de gestion. Quelques exemples :

• Veillez à ce que chacun ait un rythme tout au long de la journée. Cela inclut de s'habiller comme si nous allions travailler. C'est important. N'oubliez pas que le travail à domicile présente de nombreux avantages : plus de flexibilité, possibilité d'écouter la musique que vous aimez, etc.
• Définissez des règles de travail: pendant les réunions vidéo d'équipe, par exemple, la caméra reste allumée. Le smartphone est éteint. Pas de multitâche et pas de coup d'œil aux réseaux sociaux ou aux e-mails non plus. Autre exemple : tout le monde garde son smartphone à portée de main pendant les heures de bureau. Et en cas d'urgence, chacun sait qu'il doit répondre dans les 5 minutes, ne serait-ce que pour signaler qu'il n'est pas disponible pendant un certain temps. Et en plus, chacun partage son agenda électronique avec ses collègues.
• Fixez un rythme pour les contacts individuels avec chaque employé. Quelques minutes suffisent généralement.
• Au début d'une réunion, passez les 6 à 7 premières minutes à rafraîchir les contacts: "Comment allez-vous ?". Veillez à toujours donner la parole aux personnes qui sont moins à l'aise pour parler. Posez également autant de questions ouvertes que possible.

3. Établir des contacts et lancer un processus d'engagement collectif. Chacun doit être convaincu que les choses peuvent continuer dans ce contexte de "nouvelle normalité". La meilleure façon d'y parvenir est de laisser les membres de l'équipe parler de leurs sentiments et de leur demander des suggestions lors des vidéoconférences que vous organisez régulièrement. Des recherches ont montré que les "Happy Hours", les déjeuners, les pauses café à distance et autres sont presque aussi efficaces que le face-à-face. Cela demande juste un peu de discipline.

4. Prêtez attention à l'équilibre psychologique de chaque employé. Cela se fait sous deux angles. Tout d'abord, encouragez l'activité physique. Le manager devrait encourager tout le monde à avoir des activités autres que le travail et la vie de famille également. Deuxièmement, en ce qui concerne les relations interpersonnelles, chacun devrait être encouragé à entretenir des contacts par le biais de canaux numériques tels que les réseaux sociaux, WhatsApp, WeChat, etc.

5. Informer, éduquer, intégrer. Le manager tient compte des besoins fondamentaux. Tout d'abord, il veille à ce que chacun se sente informé de la situation en termes de clients, de projets et d'objectifs, de finances, etc. En cas de nouveautés, le manager doit veiller à ce que chacun les intègre par le biais d'une formation ou d'un tutorat. Enfin, le manager doit se rendre compte que l'imagination individuelle tourne à plein régime chez les personnes qui sont seules, sans vision claire de l'ensemble. Le manager doit donc constamment encourager chacun à s'exprimer et à intégrer de nouveaux éléments. Chacun doit donc être personnellement "engagé", au sein de l'équipe.

6. La confiance. Des études montrent qu'une équipe travaillant à distance n'est pas nécessairement moins productive. Mais la condition préalable à cela est la confiance. Hemingway a écrit : "La meilleure façon de savoir si vous pouvez faire confiance à quelqu'un est de lui faire confiance". N'oubliez pas que les employés qui ont des enfants à la maison peuvent ne pas être disponibles de la même manière qu'au bureau. Ne vous inquiétez pas. Faites confiance à ces gens. Et être un peu plus flexible avec les heures de travail.

7. Mesure. La confiance ne signifie pas encore laisser faire tout et n'importe quoi. Le télétravail implique souvent un style de management différent. L'accent est davantage mis sur la validation d'un résultat, par opposition à la gestion du suivi, qui vérifie les processus en cours. Si vous craignez de laisser un employé travailler sans supervision pendant trop longtemps, définissez avec lui des étapes à court terme pour accomplir une tâche. Enfin, surveillez les signes d'engagement : le niveau d'interaction, l'humeur, une moindre sensibilité à l'humour... Si vous remarquez des changements, n'attendez pas. Soyez à l'écoute et proposez votre aide en tant que responsable ou collègue.

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