Une convention collective ou individuelle est nécessaire pour déterminer les congés. Quelles sont les autres règles et préoccupations à respecter pour éviter les frustrations et autres problèmes ?

Vacances collectives : les règles du jeu

Dispositions sectorielles - Il convient tout d'abord de vérifier si une décision a été prise au niveau sectoriel en ce qui concerne les congés collectifs. Les commissions paritaires peuvent décider des dates des congés et de leur répartition jusqu'au 31 décembre de l'année précédant l'année au cours de laquelle les congés doivent être pris. Il ne s'agit souvent que d'une recommandation (comme dans le secteur de la construction), à laquelle il est possible de déroger au niveau de l'entreprise.

Au niveau de l'entreprise - Si le comité mixte n'a pas pris de décision ou ne l'a pas fait à temps, le conseil d'entreprise peut déterminer la période des congés collectifs. En l'absence d'un comité d'entreprise ou d'une décision du comité d'entreprise, il existe un système en cascade pour déterminer qui peut prendre la décision (délégation syndicale ou travailleurs). Aucun délai légal n'est fixé pour ces décisions au niveau de l'entreprise, mais il est évidemment nécessaire de fixer les jours fériés collectifs à temps pour que les travailleurs puissent s'organiser en conséquence. L'accord sur les dates des fêtes collectives doit figurer dans une annexe au règlement du travail.

Vacances individuelles : premier arrivé, premier servi ?

Généralités - Lorsqu'aucun congé collectif n'a été déterminé, la décision de prendre des vacances doit être prise d'un commun accord entre l'employeur et l'employé. En principe, la procédure de demande de congés individuels est fixée par le règlement de travail.

Si l'employeur et l'employé ne parviennent pas à s'entendre sur les dates de vacances, les employés peuvent intenter une action en référé devant le tribunal du travail pour obtenir leur consentement. Cette procédure est plutôt exceptionnelle dans la pratique.

Règles de base - Bien qu'un accord soit toujours nécessaire, vous devez tenir compte de certaines règles juridiques de base.

Le parent ayant un enfant d'âge scolaire a la priorité sur le personnel n'ayant pas d'enfant d'âge scolaire pour partir en vacances pendant les vacances scolaires. Il s'agit de la seule règle légale de priorité pour la planification des vacances. Depuis l'année scolaire 2022-2023, les vacances scolaires en Wallonie et à Bruxelles diffèrent de celles de la Flandre. Les employeurs doivent en tenir compte.

L'employeur doit garantir à chaque membre du personnel une période ininterrompue d'une semaine de vacances. En outre, l'employeur doit garantir une période ininterrompue de deux semaines de vacances entre le 1er mai et le 31 octobre, sauf si le travailleur ne le souhaite pas.

Fixation des règles en matière de vacances - Pour éviter toute discussion, il convient que l'employeur fixe les règles en matière de vacances et les inscrive dans le règlement du travail ou dans une politique. Les éléments suivants peuvent notamment être pris en compte :

- Vous pouvez déterminer combien de temps à l'avance les congés doivent être demandés.

- Pour déterminer quelle demande de vacances est prioritaire, vous pouvez tenir compte, par exemple, de l'ancienneté du salarié ou du fait que les vacances sont fixées collectivement dans l'entreprise dans laquelle opère le partenaire du membre du personnel.

- Il est possible de mettre en place un système de rotation pour classer les demandes de vacances par ordre de priorité.

- Vous pouvez décider du nombre de jours de vacances à prendre avant un certain mois de l'année.

Encore des bulles au paradis (des vacances) ?

Tous les congés n'ont pas été pris - Pour l'instant, la législation prévoit toujours qu'un travailleur doit prendre ses congés légaux avant le 31 décembre de l'année de vacances. À partir de l'année de vacances 2024, les congés légaux qui n'ont pas pu être pris en raison de certaines interruptions de travail (telles que la maladie, le congé de maternité ou l'accident du travail) seront transférables jusqu'à 24 mois après la fin de l'année de vacances. En ce qui concerne les congés extra-légaux, la flexibilité est plus grande : même aujourd'hui, il n'est pas nécessaire de les prendre avant une certaine date. L'employeur est libre de fixer des règles à ce sujet dans le règlement du travail ou dans une politique.

Maladie pendant les vacances - L'employé qui tombe malade pendant ses vacances aujourd'hui ne peut pas convertir ces jours en jours de maladie. À partir de l'année de vacances 2024, ces jours de vacances seront convertis en jours de maladie si, en cas de maladie pendant ses vacances, l'employé informe immédiatement l'employeur de son adresse de domicile (s'il ne s'agit pas de l'adresse de domicile) et soumet un certificat médical (à partir du premier jour d'incapacité). Le travailleur qui souhaite convertir ses vacances devra en informer explicitement son employeur. Il aura alors droit à une rémunération garantie pour ces jours de maladie.

Suppression de congés - L'employé ou l'employeur peut souhaiter supprimer des congés approuvés (à la dernière minute), et ce pour diverses raisons (urgence d'un dossier, délais, intempéries, vols annulés, etc.) Ni l'employeur ni l'employé ne sont tenus d'accéder à une telle demande de l'autre partie. En effet, les changements ne peuvent se faire que d'un commun accord. Il est conseillé de réglementer également ces situations dans le règlement du travail ou dans une politique.

A propos des auteurs

Sam De Voogt - Morgan Dhanyns - Catherine Lipski, Eubelius