COVID-19 a complètement changé notre façon de travailler. La plus grande adaptation pour nous tous a sans doute été le travail à domicile et les nombreuses réunions en ligne associées via Teams, Zoom, Google Meet ou l'un des nombreux autres outils de réunion numérique. Cette rencontre numérique s'est faite et se défait au gré des essais et des erreurs. Nous connaissons tous les silences gênants, les mauvaises connexions internet et les conversations entre nous. Mais les appels vidéo ont aussi des avantages, bien sûr. Par exemple, il est très facile d'enregistrer une telle réunion, ce qui est utile pour ceux qui n'ont pas pu y assister ou pour ceux qui veulent y revenir plus tard. Il n'est pas surprenant qu'au cours des derniers mois, on nous ait régulièrement demandé si vous pouviez enregistrer des réunions en ligne et quelles étaient les implications en matière de protection de la vie privée. La réponse, comme toutes les réponses en matière de protection des données et de la vie privée, est quelque peu nuancée.Lire la suite...

L'enregistrement d'un appel vidéo relève bien du GDPR

Par exemple, lorsque vous enregistrez une réunion d'équipe, vous "traitez" les données personnelles des participants et cela signifie que le GDPR s'applique. Bien entendu, les données que vous traitez dépendent en partie de la plateforme et des paramètres choisis par les participants. En général, vous traitez au moins le nom, la voix et l'image du participant, ainsi que toute une série de données techniques que vous devez également considérer comme des données à caractère personnel (adresse IP, fichiers journaux, statistiques sur la qualité de la connexion, temps de connexion, etc.) De plus, si les participants travaillent à domicile, il y a de fortes chances que de nombreux détails personnels soient inclus, pensez aux colocataires qui se retrouvent involontairement sur la photo ou à un coup d'œil inattendu dans la cuisine, le salon ou même la chambre de votre interlocuteur. Ce coup d'œil au domicile d'une personne pourrait même conduire au "traitement" de données sensibles, telles que les croyances religieuses ou les opinions politiques d'une personne.

Demander la permission... ?

Il suffit alors de demander aux participants l'autorisation d'enregistrer ou, s'ils sont employés, d'inclure une clause dans leur contrat de travail et le problème est résolu... Malheureusement, ce n'est pas si simple. En effet, plusieurs autorités chargées de la protection des données ont clairement indiqué, au cours des deux dernières années, qu'il peut être difficile pour l'employé de donner son consentement dans de nombreux cas. Ce dernier n'est souvent pas vraiment libre de dire non à son employeur et cela constitue souvent (mais pas forcément toujours, d'ailleurs) un problème. En effet, un consentement valable au titre du GDPR doit être donné "de manière libre, spécifique, informée et sans ambiguïté". Le mot "librement" signifie que la personne concernée doit également pouvoir refuser sans subir de conséquences négatives de ce refus, ce qui n'est pas toujours évident pour les employés. Dans ce blog, d'ailleurs, vous pouvez en savoir plus sur les amendes précédemment infligées dans ce contexte.Lorsqu'il s'agit d'enregistrer des réunions en ligne, il est clair qu'il est difficile pour votre employé de donner un consentement valable. La conséquence serait qu'il ne pourrait pas participer à la réunion, ce qui ne serait pas favorable à sa position lors des évaluations, par exemple.Le problème se pose beaucoup moins en ce qui concerne les clients (potentiels) ou d'autres tiers ; en principe, ils sont libres de décider s'ils acceptent un enregistrement.À propos, n'oubliez pas que tout le monde, tant le personnel que les tiers, peut théoriquement retirer son consentement à tout moment. Dans ce cas, vous devez arrêter immédiatement le "traitement", ce qui peut signifier que vous devez encore effacer l'enregistrement ou au moins être en mesure de rendre la personne concernée méconnaissable. N'oubliez pas non plus que vous, en tant que responsable de l'enregistrement, devez être en mesure de prouver que vous avez l'autorisation d'enregistrer. Il est préférable de le demander explicitement, soit dans l'invitation, soit au début de l'appel (et de le répéter dès que l'enregistrement a commencé).

... ou simplement ne pas demander la permission ?

Ainsi, demander la permission d'enregistrer des appels vidéo ne s'avère pas si facile. Heureusement, le GDPR peut offrir une alternative. Après tout, le consentement n'est pas la seule base juridique en vertu du GDPR et vous pouvez, par exemple, également traiter des données à caractère personnel si cela est nécessaire pour l'exécution d'un accord ou si vous pouvez prouver que vous avez un "intérêt légitime" à le faire.En d'autres termes, vous pouvez également enregistrer des conversations sans consentement si cela est nécessaire pour l'exécution de l'accord, bien que cela ne sera que rarement le cas.D'autre part, si vous avez un intérêt légitime à enregistrer ces réunions, vous pouvez également effectuer l'enregistrement sans consentement explicite. Soyez cependant très prudent avec cela. Après tout, les autorités européennes et belges ainsi que la Cour de justice européenne ont fixé des conditions strictes pour le traitement des données à caractère personnel fondé sur un intérêt légitime. Dans ce cas, vous devrez être en mesure de démontrer (et de documenter) 3 étapes consécutives et vous devrez garantir une transparence maximale envers les personnes impliquées. Plus précisément, vous devrez démontrer que vous avez vous-même un intérêt justifié à l'enregistrement, que l'enregistrement est effectivement nécessaire à la réalisation de cet intérêt et qu'il existe un équilibre entre votre intérêt et l'atteinte à la vie privée de la personne concernée. Dans ce dernier cas, vous devez en fait vous mettre à la place de la personne concernée et vous demander si elle pouvait ou pouvait raisonnablement s'attendre à ce que vous procédiez à l'enregistrement, notamment dans le contexte de l'enregistrement de réunions en ligne. Que voulez-vous en faire, pourquoi l'enregistrement est-il nécessaire ? Par exemple, voulez-vous pouvoir faire un compte rendu de la réunion après coup, ou voulez-vous que votre équipe dispose des informations discutées après coup (encore une fois), ou l'enregistrement est-il plutôt destiné à servir de preuve ? Vous devez alors vous demander si l'enregistrement est vraiment nécessaire pour atteindre cet objectif. S'il existe une alternative pour atteindre le même objectif, vous ne pouvez pas effectuer l'enregistrement en soi (ou du moins pas sur la base d'un intérêt légitime sans consentement explicite). La dernière étape est peut-être la plus difficile : quelle est l'importance de l'impact sur la vie privée de la personne concernée et celle-ci s'attend-elle raisonnablement à ce que vous fassiez un enregistrement ? L'employé moyen ne s'attendra probablement pas à ce que chaque réunion d'équipe soit enregistrée intégralement et sans faute. Les clients ou les prospects ne s'y attendent peut-être pas automatiquement non plus. Cela dépendra aussi beaucoup de ce qui est discuté exactement lors de ces réunions et de l'usage qui sera fait de l'enregistrement. Une discussion sur les chiffres financiers mensuels au sein de votre équipe est évidemment différente d'une évaluation de vos employés ou d'un entretien personnel avec un client potentiel, qui peut également partager des informations personnelles avec vous au cours du processus.Dans tous les cas, vous devrez informer correctement et en temps utile tous les participants à une conversation enregistrée de l'enregistrement (éventuel). Pour vos employés, vous devez l'avoir écrit dans une politique claire ou dans le règlement du travail. Les enregistrements doivent également figurer dans votre registre des données et votre politique de confidentialité, et vous devrez prendre les mesures nécessaires pour garantir la confidentialité de l'enregistrement (quel outil est utilisé, les données restent-elles en Europe, où est stocké l'enregistrement, qui y a accès et comment l'accès est sécurisé, ...). Vous ne devez pas non plus conserver les enregistrements plus longtemps que nécessaire. La durée exacte dépend du but recherché, bien sûr. Un enregistrement qui ne sert qu'à faire un rapport a posteriori doit être effacé dès que le rapport est fait, mais un enregistrement qui sert de preuve pour certains faits discutés pendant la réunion peut évidemment être conservé beaucoup plus longtemps. Il est important que vous inscriviez des périodes de conservation très claires dans votre registre de données et que vous donniez de bonnes raisons pour ces périodes.

Moins, c'est plus

L'enregistrement des réunions en ligne peut souvent sembler attrayant, mais ce qui précède a pu faire comprendre qu'il fallait être prudent. Après tout, les membres du personnel, les clients, les prospects ou toute autre partie prenante ont des droits et ce sont précisément ces droits qui nécessitent une réflexion interne approfondie avant de procéder à l'enregistrement des réunions.Très souvent, ces enregistrements ne sont pas non plus vraiment nécessaires, auquel cas il vaut mieux les éviter tout simplement. Enregistrer systématiquement les réunions d'équipe ou d'autres conversations en ligne juste "au cas où vous en auriez besoin" est difficile à défendre. Si vous voulez faire des enregistrements, faites-le de manière transparente, correcte et prudente.Vous avez besoin d'informations supplémentaires ? NKVK - La Chambre de commerce néerlandaise pour la Belgique et le Luxembourg est là pour des milliers de PME qui veulent faire des affaires (plus) internationales. Il est essentiel de bien connaître le marché, de se familiariser avec la législation et de trouver les bons partenaires. Pour vous, un entretien sans engagement avec NKVK est le premier pas dans la bonne direction.

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