RSZ-inspectie: hoe kun je je voorbereiden?

Als onderneming zul je waarschijnlijk te maken krijgen met een inspectie door de RSZ en daar moet je goed op voorbereid zijn. Wat gebeurt er eigenlijk tijdens deze inspecties en hoe kun je er efficiënt op inspelen? Op 24 september gaf onze expert advies tijdens een seminar bij BECI.

In België is de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) verantwoordelijk voor de inning van socialezekerheidsbijdragen bij bedrijven. “Tijdens een RSZ-inspectie wordt gecontroleerd of werkgevers hun verplichtingen nakomen om sociale zekerheidsbijdragen te betalen op het loonpakket van werknemers”, vertelt Nadège Toussaint, Senior Associate bij Claeys & Engels. De RSZ zorgt er met andere woorden voor dat elk element dat als loon beschouwd wordt, correct in rekening wordt gebracht.

Natuurlijk zijn er uitzonderingen. Sommige bedrijven kunnen bijvoorbeeld rechtvaardigen dat ze geen bijdragen betalen voor extralegale voordelen. Dit kan het geval zijn met maaltijdcheques, op voorwaarde dat “kan worden aangetoond dat aan alle voorwaarden voor vrijstelling is voldaan”, legt ze uit.

Hoe bereid je je hierop voor?

Inspecties kunnen gepland of onverwacht zijn. Soms vinden ze plaats naar aanleiding van een klacht, maar “de inspecteur mag dit niet bekendmaken, tenzij de klager uitdrukkelijk toelaat dat zijn of haar naam bekend wordt gemaakt”, aldus Nadège.

In alle gevallen moet je voorbereid zijn. Om dit te doen, moet je methodisch te werk gaan: hou je documenten up-to-date, verantwoord al je uitzonderingen en voer vooral regelmatig interne controles uit. “Na een RSZ-inspectie vertellen werkgevers me vaak dat ze nieuwe dingen hebben geleerd die hen zullen helpen om in de toekomst dingen recht te zetten. Maar in werkelijkheid moeten we het probleem omdraaien en ons voorbereiden op een controle, zodat we kunnen inspelen op eventuele vragen”, adviseert onze expert. Om onaangename verrassingen te voorkomen, raadt ze aan beroep te doen op een checklist (zie einde van het artikel) die zich richt op de punten die de RSZ met prioriteit zal controleren.

Welke fouten moet je vermijden?

Bepaalde gewoonten trekken de aandacht van de inspecteurs, in het bijzonder forfaitaire onkostenvergoedingen die niet goed gemotiveerd zijn. “Elke uitgave moet duidelijk onderbouwd zijn en voldoen aan de vrijstellingscriteria”, waarschuwt Nadège Toussaint.

Laten we een veelvoorkomend voorbeeld nemen: als je bedrijf maandelijks een vast bedrag van 300 euro geeft voor diverse onkosten, moet je bewijzen dat dit bedrag realistisch is en overeenkomt met de werkelijke uitgaven. “Werkgevers vergoeden hetzelfde soort kosten soms twee keer. Soms geven ze een vast bedrag voor parkeerkosten, maar staan ze toe dat de kosten worden vergoed via onkostenvergoedingen,” voegt ze eraan toe. De RSZ houdt deze dubbele compensatie nauwlettend in de gaten om te controleren of het geen verborgen vergoeding is.

Wat zijn de risico's van een slechte voorbereiding?

“Het niet naleven van de regelgeving kan leiden tot terugbetaling van sociale bijdragen, of in de ernstigste gevallen zelfs tot strafrechtelijke vervolging”, waarschuwt Nadège. Als er overtredingen worden vastgesteld, kunnen inspecteurs een officieel proces-verbaal opmaken en in sommige gevallen kan de zaak zelfs worden voorgelegd aan de rechtbank.

Een inspectie weigeren is ook een heel slecht idee. “De RSZ heeft het recht om een inspectie uit te voeren bij bedrijven en het tegenhouden van een inspecteur kan leiden tot strafrechtelijke sancties,” legt de advocaat uit. Dat gezegd zijnde, als je moeite hebt om de gevraagde documenten te bezorgen, kan onder bepaalde voorwaarden uitstel worden verkregen.

Kortom, een goede voorbereiding op een RSZ-inspectie zal je dure gevolgenbesparen. Nadège Toussaint sluit af met: “voorkomen is beter dan genezen”.