Depuis 2007, la loi sur les contrats de travail prévoit la possibilité de signer les contrats de travail par voie électronique. Dans les relations de travail aussi, la nécessité de signer électroniquement des documents n’a fait qu’augmenter en raison de l’évolution des méthodes de travail, en particulier après la crise du coronavirus. À quoi les employeurs doivent-ils faire attention ?

La signature électronique va de pair avec l’archivage électronique

Selon la loi sur les contrats de travail, un contrat de travail signé électroniquement à l’aide d’une signature électronique créée via la carte d’identité électronique (ou tout autre outil répondant aux mêmes conditions de sécurité) équivaut à un contrat de travail avec des signatures manuscrites. De plus, si le contrat de travail est signé électroniquement, une copie du contrat doit être déposée auprès d’un prestataire de services d’archivage électronique agréé.

Le point d’achoppement concerne cette dernière condition : malgré l’entrée en vigueur du texte en 2007, aucun prestataire de services d’archivage électronique n’avait été reconnu jusqu’à récemment. Depuis fin 2023, il existe désormais un prestataire agréé pour l’archivage électronique (Signature électronique et autres services de confiance | SPF Economie (fgov.be).

Peu d’alternatives risquées

Depuis 2016, un règlement européen (qui est donc au-dessus du droit belge) prévoit les conditions de validité des signatures électroniques. Le fait de ne pas utiliser un service d’archivage électronique agréé n’affecte pas la validité des signatures qui respectent les conditions du présent règlement.

Par exemple, une signature électronique qualifiée (c’est-à-dire une signature basée sur un certificat qui peut être identifié avec certitude) est assimilée à une signature manuscrite. Si l’employeur utilise un tel système (par exemple, une signature garantie par une identification basée sur la carte d’identité), il ne peut y avoir de contestation quant à la fiabilité de cette signature.

De nombreuses entreprises utilisent également des signatures sans réserve. L’utilisation d’une signature sans réserve n’invalide pas en soi cette signature. Dans ce cas, il faut démontrer que la personne qui a utilisé une signature sans réserve avait l’intention de consentir au contenu du document. Ce n’est généralement pas si difficile : lors de la signature électronique de documents, des e-mails sont souvent également échangés (par exemple pour échanger les documents à signer). Par conséquent, il est peu probable que des contestations ultérieures sur la validité des signatures soient contestées.

Malgré le fait que l’utilisation de tels systèmes alternatifs de signature n’est pas strictement conforme au droit belge, il y a donc peu de risques.

Julien Hick, associé au sein du cabinet AKD Benelux

Heleen Franco, avocate au sein du cabinet d’avocats AKD Benelux

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