Selon le règlement général européen sur la protection des données (RGPD), les données personnelles ne doivent pas être conservées plus longtemps que nécessaire. Il en va de même pour les boîtes aux lettres électroniques des anciens employés.
L'autorité de protection des données (GBA) a émis un certain nombre de décisions sur le sujet dont on peut déduire ce qui suit :
- La boîte aux lettres doit être bloquée au plus tard le jour du départ effectif du salarié concerné ;
- L'employé doit en être informé ;
- L'employé doit avoir eu la possibilité de "trier" les messages privés et de les transférer dans sa boîte aux lettres personnelle. En cas de litige, l'intervention d'un "conseiller confidentiel" est recommandée ;
- Il convient d'inclure un message automatique informant l'expéditeur que la personne concernée ne travaille plus pour l'organisation et donnant les coordonnées de la personne (ou l'adresse e-mail générale) qui doit désormais être contactée, pendant une période "raisonnable" (a priori 1 mois). Un délai plus long est possible (en principe, environ 3 mois), en fonction des circonstances et des responsabilités de la personne concernée, mais dans ce cas, la personne doit au moins être informée ;
- Il faut éviter de transférer automatiquement des e-mails vers une autre adresse électronique au sein de l'organisation, car dans ce cas, il n'y a aucun contrôle sur les e-mails entrants. Par exemple, des informations privées et potentiellement sensibles pourraient être divulguées à l'insu de l'ancien employé ainsi que du correspondant ;
- Toutes ces modalités doivent être incluses dans une politique informatique ou un document similaire.
Enfin, il convient de souligner que ces lignes directrices ne sont pas seulement théoriques. L'ACS a déjà imposé plusieurs amendes aux organisations qui ne se sont pas conformées.
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